É sexta-feira de tarde. Todos já estão finalizando suas atividades da semana.
Seu funcionário (ou seu chefe, ou seu cliente) entra nervoso com aquela questão “super importante” e “super urgente” de última hora! Para ontem….
“AMD*, de novo”, você pensa. Mas você já sabe como lidar com isso. Em apenas alguns minutos você toma uma decisão e segue em frente.
Parece um sonho? Não, é real. Você só precisa de um método. Você provavelmente conhece a clássica matriz de Eisenhower, urgente/não-urgente, importante/não-importante.
A matriz funciona muito bem quando você está organizando uma série de atividades, desafios, necessidades, etc, para um futuro próximo. É ótima para fazer o planejamento. E o que fazer quando um novo problema, dilema, demanda ou “urgência” acaba de chegar enquanto você está executando alguma atividade relevante previamente planejada?
Entram…
A matriz funciona muito bem quando você está organizando uma série de atividades, desafios, necessidades, etc, para um futuro próximo. É ótima para fazer o planejamento. E o que fazer quando um novo problema, dilema, demanda ou “urgência” acaba de chegar enquanto você está executando alguma atividade relevante previamente planejada?
Entram…
As cinco perguntas
Esta ferramenta vai funcionar paras as novas demandas supostamente “importantes” e “urgentes”. Sua missão aqui é identificar a real importância e a real urgência da nova demanda.I- É importante para quem?A raiz desta pergunta é encontrar qual é a verdadeira relevância deste problema para você. O que costuma ser importante para os outros, não necessariamente é importante para você. Vivemos num mundo interconectado, com co-dependências e o bom trabalho em equipe. Mas, é necessário ser inteligente, caso contrário, você vai ficar fazendo o trabalho dos outros. Para. Todo. O. Sempre. E não consegue completar o seu. Você não precisa literalmente fazer esta pergunta. Se seu chefe disser que tem algo importante para você, não é muito “sustentável” perguntar “É importante para quem”. O fundamental é que você se faça esta pergunta e entenda a importância do assunto. Pense mais em etapas ao invés de perguntas, se funcionar melhor para você. É possível que se algo for importante para seu chefe, aquilo se torna automaticamente importante para você, se está em processo de treinamento para a sucessão, por exemplo. Mas não necessariamente. E também não se aplica a todos os casos. Talvez seu chefe só esteja precisando de um pouco de empatia e atenção após uma semana difícil…. Quando você dialoga sobre a importância verdadeira de algo, analisa as consequências de fazer ou não, provavelmente vai identificar que o que é tão importante, não seja tão importante assim. Desta forma, você se ajuda e ajuda a outra pessoa.
II – Qual a consequência de não fazer agora, ou mesmo hoje?Aqui você pode expandir com esta outra pergunta: qual é o último momento em que o trabalho precisa ser feito antes de alguém ser queimado vivo, alguém ser mandado embora, cabeças rolem, inundações aconteçam? Não literalmente, é claro. Normalmente, urgência é conveniência. Provavelmente você pode deixar para semana que vem ou para outro momento mais oportuno.
III – Tem que ser você?É o momento glorioso da delegação. Pode ser importante e urgente, mas não precisa ser você. Se for o caso, delegue imediatamente. Se identificar algo realmente importante com severas consequências de não ser feito imediatamente, e existe alguém capacitado (às vezes, até mais que você) para a execução, passe a frente. Não tente fazer tudo. Não é possível. Se há pessoas para receberem o trabalho mas elas ainda não estão prontas para a atividade, crie um lembrete/to-do para criar um plano de ação para desenvolver sua equipe. Não faz sentido você continuar executando algo que interrompe você de sua maior contribuição. Toda vez que você se afasta daquilo que agrega mais valor a você e a sua organização, você tem uma oportunidade para a delegação. E se não tiver ninguém para delegar, continue com as próximas duas perguntas. Estas perguntas finais são para você avaliar se a nova demanda entra na fila, ou simplesmente precisa esperar o momento certo.
IV – É mais importante que a atividade sendo executada no momento?Se não for mais importante do que você está fazendo agora, registre a atividade e agende para ser avaliada no seu próximo planejamento semanal. E continue com o que você estava fazendo. Se for mais importante, continue com a próxima pergunta.
V – É mais urgente que a atividade sendo executada agora?Esta pergunta vai incomodar muita gente. A nova demanda pode ser mais importante do que aquilo que você está fazendo no momento, mas se não for mais urgente, complete aquilo que você está fazendo. Você já está em andamento, avançando, produzindo resultados. Interromper uma atividade vai prejudicar sua produtividade de forma geral. Apenas adicione a nova demanda na fila de atividades para seu planejamento semanal.
Em resumo…
Quando chegar uma nova demanda supostamente “super importante” e “super urgente”, pergunte-se, ou encontre as informações para estas perguntas:- É importante para quem?
- Qual a consequência de não fazer agora, ou mesmo hoje?
- Tem que ser você?
- É mais importante que a atividade sendo executada no momento?
- É mais urgente que a atividade sendo executada agora?
Considerações finais
- É importante ajudar os outros. Mas você deve ajudar os outros quando suas entregas estão garantidas, caso contrário você corre o risco de promover o trabalho de outra pessoa enquanto se prejudica. Mais tarde você pode se ressentir por isso.
- Você sempre pode “se livrar” da atividade delegando imediatamente, se tiver equipe e poder posicional disponível. Mas se você não depurar o problema primeiro, perde a oportunidade de eliminar algo que não precisaria ser feito. Se não for verdadeiramente importante nem urgente, por quê delegar?
- Foque no longo prazo: qual a causa raiz da nova demanda? Por que chegou de última hora? O que pode ser feito para evitar uma potencial recorrência? Qual processo ou checklist poderiam prevenir essa demanda no futuro.